Führungskräfte sollen „im Team eine Stelle für Zukunftsthemen freischaufeln“, oder „paar Stellen ausschwitzen“, oder „das Team auf Priothemen fokussieren“. Und das ist ansich schon nicht einfach. Es kann fachlich kompliziert sein und auch menschlich Kraft kosten, hier Veränderungen zu bewirken. In manchen Punkten tun sie sich aber auch immer wieder selbst keinen Gefallen. Effizienzarbeit kann deutlich einfacher sein als mancher denkt. Darum geht es im heutigen Artikel.
Vorab sei erwähnt, dass ich nicht behaupte, diese Tipps würden bei (richtig) agilen Teams funktionieren. So wie ich einige Agilisten verstehe, haben agile Teams ja solche Probleme auch gar nicht mehr. Hier geht es um stinknormale Teams, wie die, in denen 99% der Menschheit organisiert sind 😉
Wenn eine Führungskraft in ihrem Team „Effizienzen heben“ muss, obwohl schon jahrelang Arbeit verdichtet wurde und Prozesse optimiert wurden, ist so mancher schnell mit seinem Latein am Ende. Die typischen Reflexe sind oft erstmal
– geht nicht
– wenn wir irgendwas nicht mehr machen, geht die Welt unter
– oder Workshop machen
In diesem Workshop fragen die Führungskräfte dann ihre Team-Mitglieder „Welche Aufgaben könnt ihr entfallen lassen?“ Menschen schaffen sich aber nicht gern selbst ab. Und oft haben Mitarbeiter auch gar nicht alle nötigen Fakten, um sich selbst wirklich priorisieren zu können. Zum Beispiel wissen sie nicht unbedingt, wie hoch der Stellenwert des Outputs aller einzelnen im Team für die wichtigsten Stakeholder sind. Sie leben oft leider in einer Welt, wo IHRE Aufgaben das ALLERWICHTIGSTE sind. Und das haben die Führungskräfte dann auch lang genug suggeriert.
Wie soll dann bitte ein Vorschlag vom Mitarbeiter kommen „Hey Chefin, ich lasse dies und das, war eh nicht so wichtig“? Und selbst wenn das mal passiert, dann eher von den Highperformern, die sowieso viel zu viel machen und die der Chef danach zum Dank sofort wieder auf 110% Auslastung vollkippt. Und selbst wenn mal ein Kollege aus dem Mittelfeld sich durchringt, Themen aus eigener Motivation tatsächlich sein zu lassen, wird er das einmal machen können, aber nicht ständig. Nach ein, zwei Mal „Streichliste“ ist er doch selbst am Ende mit dem Latein.
Ich habe hier mal darüber geschrieben, wie man Auslastung ganzheitlich systematisch in den Griff kriegen kann. Heute ein paar Tipps, wie man konkreter, im Alltag der Teamführung für effizienten Ressourceneinsatz sorgt. Das ist nämlich #Führungsaufgabe!
1. Frage NIE „was kannst du alles sein lassen?“, wenn Du den Eindruck vermeiden willst, dass Du keine Ahnung hast was die Menschen im Team tun!
2. Mache Prioritäten transparent
Beispiele:
– A Zeitliche Prio „Das ist wichtig und ganz wunderbar, aber erst im Q4, lass uns das nach dem Sommerurlaub angehen, in Q1-3 lass uns erstmal alle Kraft auf XY richten!“
– B Prio der Stakeholder „ja, das ist eine feine Sache, aber den Oberchef interessiert das nicht die Bohne momentan. Wenn du das neben dem Priothema XY schaffst, ok, aber erwarte keine Management Attention oder Applaus oder extra Budget für dieses Thema, bitte“
– C Logische Prio „Thema XY ist die Basis für viele andere Themen, mach das bitte als allererstes mit allem Fokus, den du brauchst, alles andere stehen und liegen lassen, komm auf mich zu, wir regeln das“
3. Gib klare Vorgaben, wie viel Arbeitszeit dir welches Thema wert ist. Dies ist der wichtigste Punkt. Und hier scheuen sich Führungskräfte viel zu sehr, vielleicht weil sie keine Ahnung vom operativen Geschäft haben?
Beispiele
– A „Bitte 80% der Arbeitszeit auf Thema X, 10 auf Y und 10 auf Z“ und schon ist der MA bei 100%, zumindest laut Briefing. Was viel zu oft passiert ist aber „das hier sind alles meine Aufgaben, ich bin zu 120% damit überausgelastet“. Und damit lässt man die Mitarbeiter dann allein. Das sollte aber genau anders herum sein, die Führungskräfte bestellen Leistungen und priorisieren bitteschön auch! Wenn du dies konsequent machst, kann eigentlich keiner über 100% arbeiten (Überlastung) und du kriegst das Optimum heraus.
– B oder „Du kannst gern alle deine Aufgaben frei selbst priorisieren, ich vertraue dir da. Aber Thema X dürfte maximal 5% deiner Kapa verbrauchen bitte, mach das Thema auf keinen Fall größer!“
– C oder „Kannst du das bis heute Abend machen bitte? Einfach ein paar Gedanken aus deiner Expertensicht aufschreiben. Bitte nur, was du bis 16.45 schaffst und dann mails mir, ich nehme das mit in den Termin dann“. Stattdessen wird gesagt: ich brauche eine Präse bis 16.45 – und der Mitarbeiter wird damit allein gelassen, wie viel Arbeit er jetzt hineinsteckt.
Wenn du diese Tipps oft beherzigst, nimmst du deine Führungsaufgabe wahr, Ressourcen zu priorisieren. Und dann hast du alle Chancen, ein sehr effizient ausgelastetes Team zu bekommen. Allerdings musst du die Kröte der Realität schlucken: manches hat hohe Prio, anderes nicht und du überbringst diese Botschaft. Und du musst verstehen, was die Leute tun und was wie viel Aufwand kostet. Deswegen bin ich auch kein Fan von zu viel Generalismus und zu hoher Rotationsfrequenz von FKs (auf unterer Managementebene nicht alle 3 Jahre bitte).
Wenn du nicht weißt, wo anfangen: fang an mit 3a.