Alles was 4 Felder hat, ist beliebt. Angefangen mit Eisenhowers dringlich vs. wichtig. Über BCGs I-Portfolio bis hin zu McKinseys, die haben natürlich neun Felder, is klar. In Workshops beliebt ist die „Aufwand vs. Nutzen“ Matrix und heute soll es um genau diese gehen. Und ein bisschen um Eisenhower. Was gibt es an Varianten? Wofür eignet sich das und wofür weniger? Wie immer nicht wissenschaftlich fundiert, sondern rein aus meiner praktischen Erfahrung als Moderator.
Eisenhowers dringlich-wichtig Matrix ist wahrscheinlich fast so bekannt wie der Coca Cola Mann. Wenn Dein Posteingang überquillt, vergebe für jede zu bearbeitende Nachricht Punkte von 1-10 für akute zeitliche Dringlichkeit und Punkte von 1-10 für generell, zeitunabhängige Wichtigkeit. Übertrage dies in ein Diagramm mit den Achsen Dringlich 1-10 und Wichtig 1-10. Jetzt haben die meisten leider viele Themen bei Dringlich UND Wichtig :). Aber das ist ein gutes Zeichen. Euer Job ist zumindest nicht gefährdet.
Varianten der Eisenhowermatrix:
A) multipliziere die beiden Werte, dann spreizt sich das Feld noch weiter
B) gebe Dringlich oder Wichtig noch einen Faktor drauf. (Dringlich, falls Du im Krisenmodus bist und Wichtig, falls Du strategischer arbeiten willst) Und multipliziere dann
C) Lass das mit der Matrix und entscheide beim Durchgehen der Mails pi mal Daumen, wie die meisten es tun.
Gedanklich sehr verwandt ist die Aufwand-Nutzen Matrix
Man will ja was machen, weiß aber nicht was :). Wenn du zu viel zu tun hast (sonst macht das keinen Sinn, weil du dann ja einfach alles tun könntest), dich aber nicht entscheiden kannst (sonst würdest du dich ja entscheiden), sammle alle Todos/ potentiellen Projekte und vergebe 1-10 Punkte für „Umsetzungsaufwand ist gering“ und 1-10 Punkte für „Nutzen ist hoch“. Die Ergebnisse in ein Diagramm übertragen mit den Achsen Aufwand gering und Nutzen hoch. Jetzt hast du wahrscheinlich viele Items bei Nutzen hoch, aber Aufwand leider auch. Du bist nicht allein (wenn du hingegen vieles bei Nutzen hoch und Aufwand gering hast, frage ich mich, warum Du Zeit mit Workshops verdaddelst, sofort abbrechen und loslegen 🙂 ).
Nun kommen – anders als bei der Eisenhowermatrix – meistens die Probleme. Deinen Posteingang bewertest du allein. Keiner fordert ein, „Dringlich“ genauer zu definieren. Und es gibt (hoffentlich) in deinem Kopf keine zwei Meinungen darüber, wie wichtig ein Vorgang ist. Wenn in Workshops aber „Aufwand-Nutzen“ gemacht wird, habt ihr jetzt im Zweifel ganz viele Zettel in irgendwelchen Quadranten kleben und müsstet eigentlich erstmal alle Zettel hinterfragen. Wer hat das da hingeklebt? Was steht da genau? Ist das richtig beschrieben? Ist es wirklich 8 nützlich? Für wen? Ist es für andere im Raum vielleicht sogar 3 schädlich? Bei mir erzeugt das aber 7 Aufwand! Und nur 2 Nutzen? Wer sagt denn das? Hat jemand an den Nutzen vor Kunde gedacht? … Nein? Dachte ich mir. Etc. Etc.
Dazu kommt das Problem, dass manche Themen Enabler sein werden für andere Themen. Also wir müssen erstmal mit 10 Aufwand den Boden von Sondermüll befreien, bevor wir für 10 Nutzen da ein Haus drauf stellen können. Ist der Nutzen der Bodensanierung jetzt auch 10, weil es ja zwingend einzahlt auf das Haus? Und dann gehen, wenn du Pech hast, die Methodendebatten los. Have fun. Meistens sehe ich daran, wie pragmatisch eine Gruppe mit diesen Methoden umgeht, wo es vielleicht auch am Mindest hapert. Oder an der Intelligenz, sorry to say. Dazu können noch versteckte Motivationen kommen, zum Beispiel Gewichte ich meine Projekte natürlich als super nützlich, wenn ich sie verteidigen will. Oder als sehr aufwändig, wenn ich sie abschießen will. Shit in Shit Out Problem, genau wie bei Funktionsanalysen z.B.
Ich bin also nicht der größte Fan von Aufwand-Nutzen – als Workshoptool, nicht als Sortiertool generell. Daher gebe ich unten gleich noch ein paar Tipps, wie es im Workshop gelingen kann. Doch vorher erstmal ein paar…
… Varianten der „Aufwand-Nutzen“ Matrix:
A) Diagramme nicht bei null starten, sondern von Minus 10 bis Plus 10 gehen. Macht Sinn, falls Items auch Aufwand senken oder Schäden anrichten. Wird aber immer schwerer, sich zu einigen dann.
B) in einer zweiten Runde den Aufwand und Nutzen wirklich hinschreiben. In Eur, oder was auch immer. Und dann in Härtegraden angeben, wie sicher der Nutzen/Aufwand ist. Ist das ziemlich sicher oder nur aus der Hüfte geballert? (meist der Fall).
C) differenzieren zwischen „Aufwand für Team 1“, „Aufwand für Team 2“ etc. Allerdings musst du wissen ob du dann aus diesen differenzierten Angaben einen Durchschnitt bildest, oder alle zusammenaddierst oder was. Du kannst auch challengen lassen „wieso habt ihr soviel Aufwand damit? Wir machen das mit weniger Aufwand, Gib her“. Du musst nur wissen, was du tust. Die Aufwand-Nutzen Matrix ist ein Geist in der Flasche. Wirkt erstmal nützlich, ist aber in Workshops ggf schwer zu bändigen.
Tipps für „Aufwand Nutzen Matrix machen“ in Workshops
Definiere Nutzen und Aufwand vorher, nicht erst wenn die Debatte aufkommt
Lass wenige Items zu, lieber nur 5 als 50. Lass das ganze Kleingemüse weg, lenkt nur ab
Lass die Items intensiv bewerten bevor sie in die Felder geklebt werden, das ist kein Brainstorming!
Mache einen Plan, worauf du hinaus willst. Z.B. ist eine grobe Sortierung in 4 Quadranten genug und der Workshop wird nur mit Quadrant XY fortgeführt?
Stelle sicher, dass Fachleute Aufwand und Nutzen bewerten, vermeide „gefühlte Einschätzungen“ (eh eine Pest diese Gefühle heutzutage, sind nämlich keine Gefühle, sondern nur substanzlose Meinungen)
Die A-N Matrix kann dazu verleiten, dann alle viel darüber reden, wie aufwändig oder nützlich Dinge sind. Ist klar, so heißt das Tool ja auch. Du als Moderator hast die Verantwortung, sie da auch wieder weg zu zerren, damit sie ins Tun kommen. Ich arbeite gern mit dem Template, was ganz am Ende als Ziel rauskommen soll. Zum Beispiel eine Timeline mit allen Aktivitäten und Verantwortungen in einer sinnvollen Reihenfolge mit Fokus auf den ersten konkreten Schritten + Definition von „so wäre es top erledigt“. So gut wie nie ist das gewünschte Workshopergebnis eine Aufwand-Nutzen-Matrix. Es ist ein Zwischenschritt. Drum schreite!