{"id":1136,"date":"2021-06-10T15:28:25","date_gmt":"2021-06-10T14:28:25","guid":{"rendered":"https:\/\/qualitypush.com\/w\/?p=1136"},"modified":"2023-11-08T15:06:49","modified_gmt":"2023-11-08T14:06:49","slug":"auslastung-in-den-griff-kriegen-ganzheitlich","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/qualitypush.com\/w\/2021\/06\/10\/auslastung-in-den-griff-kriegen-ganzheitlich\/","title":{"rendered":"Auslastung in den Griff kriegen – ganzheitlich"},"content":{"rendered":"\n

Ich h\u00f6re von F\u00fchrungskr\u00e4ften immer wieder: Mein Team ist v\u00f6llig \u00fcberlastet. Dabei ist es zumindest in der Theorie doch so einfach, die Auslastung in den Griff zu kriegen. Darum wird es heute gehen. Vor allem werde ich \u00fcber die Verwendung von Kapazit\u00e4t in etwas gr\u00f6\u00dferen Organisationseinheiten sprechen, aber die Logik gilt auch f\u00fcr kleine Teams oder sogar einzelne Personen. Mir ist bewusst, dass ich hier nur theoretisch \u00fcberlege und die Realit\u00e4t immer viel verzwickter ist. Ich hoffe, dass ist Euch auch bewusst und ihr schreibt mir keine Hasskommentare, sondern nehmt den einen oder anderen n\u00fctzlichen Gedanken mit.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"\"
Dem Pinguin ist es prinzipiell egal, wie gro\u00df der Eisberg UNTER Wasser ist. Klare Prio auf dem Teil \u00dcBER Wasser!<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n\n\n\n\n

Wenn eine Belegschaft von, sagen wir 500 Personen, insgesamt „total \u00fcberlastet“ ist, liegt meist eine von drei Situationen vor: Eine pl\u00f6tzliche Krise ist zu meistern, die Menschen werden fahrl\u00e4ssig \u00fcberlastet oder etwas l\u00e4uft schief bei der Priorisierung. Besonders anf\u00e4llig f\u00fcr \u00dcberlastung sind Teams, bei denen alle drei Aspekte sich zu Bergen an Arbeitslast auft\u00fcrmen k\u00f6nnen. Auch wiederkehrende Peak-Belastungen (Monatsabschl\u00fcsse, Produkt-Jahreswechsel o.\u00c4.) sind ein Faktor. Ich werde im Folgenden auf das Thema Priorisierung eingehen. Denn hierin liegt meiner Meinung nach (neben den Apellen „vermeide Krisen“ und „nutze die Leute nicht aus“) der einzige wirkungsvolle und immer g\u00fcltige Hebel.<\/p>\n\n\n\n

Die 500 Personen gro\u00dfe Organisation habe in unserem Beispiel nun das Problem, dass der Aufwand st\u00e4ndig zunimmt. Die T\u00e4tigkeiten werden immer vielf\u00e4ltiger, die internen \/ externen Kunden werden immer differenzierter und nehmen zu, die Administration nimmt zu, Prozesse werden komplizierter, die Kernaufgaben leiden darunter. Alle fahren bereits auf rot. Und zu allem \u00dcbel soll perspektivisch auch noch gespart werden.<\/p>\n\n\n\n

Nun k\u00f6nnten zus\u00e4tzliche Ressourcen eventuell helfen. Doch „mehr Leute“ bedeutet manchmal auch mehr Koordination, mehr Einarbeitung, mehr Fragmentierung, mehr Diskussion von Zust\u00e4ndigkeiten. Ein gro\u00dfes System kann durch solche St\u00f6rungen durchaus mehr Kapazit\u00e4t einb\u00fc\u00dfen, als die zugef\u00fchrten Ressourcen bringen.<\/p>\n\n\n\n

Wenn man also davon ausgeht, dass mit den bestehenden Ressourcen gearbeitet werden muss und trotzdem der Scope stetig w\u00e4chst. Vielleicht sogar rasant. Dann schauen wir uns mal dieses erste Scribble an:<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Was jetzt oft passiert: „Wir m\u00fcssen priorisieren! Was ist unser Scope? Was ist Out of Scope?“. Und dann wird diskutiert, was man jetzt mal endlich knallhart priorisieren k\u00f6nnte. Welche alten Z\u00f6pfe m\u00fcssen ab? Wir m\u00fcssen mehr nein sagen. Etc. pp. Oft kommt dabei auch ein bisschen was raus. Meist landen dann aber einige Aufgaben auch zwischen den St\u00fchlen – sie bleiben „on top <\/strong>of scope“, werden z\u00e4hneknirschend weiterhin irgendwie mitgemacht. Und man hat in der Regel nur den Status Quo etwas optimiert, sich etwas Luft verschafft. In sp\u00e4testens einem Jahr sehen wir uns garantiert wieder mit denselben anstrengenden Debatten.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Was offensichtlich nicht funktioniert, ist das grunds\u00e4tzliche Management der Frage „Welcher Output ist welchen Ressourceneinsatz wert?“<\/strong><\/p>\n\n\n\n

F\u00e4hrt man \u00fcber solche \u00fcberlasteten Teams einmal eine Funktionsanalyse, fallen einem schnell ein paar typische Probleme auf. (Die Funktionsanalyse geht so: alle T\u00e4tigkeiten eines Teams werden „bepreist“ mit dem daf\u00fcr gebrachten Ressourceneinsatz. Dann wird geschaut, ob dieser „Ressourceneinsatz pro Output“ \u00fcberhaupt gerechtfertigt ist, ob zu viele Leute an \u00e4hnlichen Themen arbeiten, oder z.B., ob auf einem wichtigen Thema nur eine einzige Person sitzt).<\/em><\/p>\n\n\n\n

Die typischste Auff\u00e4lligkeit ist dann, dass gar nicht klar ist, welche Outputs wie viel Ressourceneinsatz „wert“ sind. Weder gibt es eine Priorisierung der Outputs a la Return on Investment, noch gibt es eine Vorstellung davon, was die Outputs \u00fcberhaupt bewirken. Irgendwer will das alles. Die Dinge m\u00fcssen halt alle gemacht werden. Basta.<\/p>\n\n\n\n

Nun fangen die F\u00fchrungskr\u00e4fte an, die einzelnen Teammitglieder aufzufordern, innerhalb <\/strong>ihrer pers\u00f6nlichen Aufgabenliste, zu priorisieren. „Sag Du doch mal, was Du nicht mehr machen willst“. Das Problem: Viele Menschen steigen vom alten Pferd erst, wenn das neue Pferd daneben steht. Einfach Aufgaben sein lassen, mit dem Gef\u00fchl dann nicht mehr voll ausgelastet zu sein, das geht nicht. Andere MitarbeiterInnen wiederum sind \u00fcberzeugt: Wenn ich nicht alles mache, was ich mache, steht die Welt still. Trotzdem bin ich \u00fcberlastet.<\/p>\n\n\n\n

Was dann passiert, ist: wir m\u00fcssen aus dem gesamten System mehr Komplexit\u00e4t nehmen. Schlanker, schneller, freier. B\u00fcrokratie abbauen. Prozesse simpler machen, etc. Ich nenne das #Geraffelkosten<\/strong>. Aber diese abzubauen kostet ja auch erstmal viel Zeit. Die keiner hat. <\/p>\n\n\n\n

Alle diese Ans\u00e4tze sind valide, um Aufwand zu senken (individuell schauen, was man sein lassen k\u00f6nnte, Geraffelkosten senken, etc.), sie ersetzen aber nicht eine Logik, nach der das Verh\u00e4ltnis investierter Input <> erhaltener Output gesteuert wird. Daher das dritte Scribble:<\/p>\n\n\n\n

\"\"
Wer genau hinschaut, sieht, dass der blaue Korridor der 100% Auslastung (gr\u00fcne Dreiecke) mit der Zeit etwas gr\u00f6\u00dfer wird. Das sind die 7,5% Effizienzsteigerung, die McBeratung alle paar Jahre hebt. Oder die Routine, die sich in manchen Funktionen evtl. positiv bemerkbar macht.<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Es ist eigentlich banal: Man soll das Lohnenswerteste zuerst tun. Man soll sich mit allen lohnenswerten Dingen, die man finden kann, maximal auslasten. Dann holt man doch das Best\u00f6gliche raus. Dinge, bei denen der Nutzen nicht so klar ist (oder gering), soll man nur angehen, wenn der Vorrat an sehr lohnenswerten Dingen aufgebraucht ist. Oder wenn man sich bewusst Zeit f\u00fcr Experimente nehmen will. <\/p>\n\n\n\n

Nun gibt es drei Probleme mit diesem sehr simplen theoretischen Modell:<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. „Lohnenswert“ f\u00fcr wen eigentlich?<\/strong><\/li>\n\n\n\n
  2. Keiner managed die Priorit\u00e4ten ganzheitlich<\/strong><\/li>\n\n\n\n
  3. Man braucht eine flexible Organisation, hochfrequente Repriorisierung und datengetriebene Entscheidungen<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    1. „Lohnenswert“ f\u00fcr wen eigentlich?<\/strong><\/strong><\/p>\n\n\n\n

    In jeder Gruppe von Menschen gibt es versteckte Agenden, Egoismen, parasit\u00e4re Entgleisungen. In Aufw\u00e4nde, die der Firma nicht n\u00fctzen, flie\u00dft leider sogar ein wesentlicher Teil der Ressourcen. Ein Extrembeispiel w\u00e4re der Assistent, der der Vorst\u00e4ndin den Geburtstag der Tochter durchplant. Ein mittleres Beispiel sind U-Boot-Projekte, die aus Liebhaberei aufrecht erhalten werden, oder um mit anderen Abteilungen zu konkurrieren. Typisch auch: Ressourcen bunkern, die an anderer Stelle wichtigeres tun k\u00f6nnten. Oder wenn man ineffiziente Verhaltensweisen auf Dauer nicht \u00e4ndert. Oder wenn Ver\u00e4nderungen um Einzelpersonen herum designed werden („weil XY einen Posten braucht“). Oder Bl\u00f6dsinn wird gemacht, weil jemand da oben das halt so will. Oder zig Seiten Backup wird gemacht, weil man den Experten selbst nicht mit ins Meeting nimmt. <\/strong>Es gibt hier unendlich viele Beispiele. Immer flie\u00dfen dabei Ressourcen irgendwelche Nutzen – aber Nutzen f\u00fcr wen eigentlich?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    2. Es gibt nicht die EINE Rangfolge der Priorit\u00e4ten<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Manchmal sind die obersten Managementebenen auch nicht gerade konsistent in ihren Setzungen. Hier mal ein Extremfall: Ein VP sagt einem Unit Lead: „Du und Deine Themen sind die wichtigsten. Ich setze alles auf Dich!“ – Und dem n\u00e4chsten auch. – Und der \u00fcbern\u00e4chsten auch…. Also allen. So erzeugt diese VP mehrere Wahrheiten, wo es nur eine Prio-Reihenfolge geben d\u00fcrfte. Oder: Mehrere Abteilungen tauschen sich nicht ganzheitlich dar\u00fcber aus, wof\u00fcr sie welchen Aufwand betreiben und was dabei rauskommt, sondern jeder optimiert in seinem K\u00e4mmerchen nach eigenen Logiken. Klar, dass dann oft solche Funktionen eingespart werden, die f\u00fcr einen selbst nicht sonderlich n\u00fctzlich sind. Aber sie sind dem Nachbarn vielleicht sehr n\u00fctzlich. Und vielleicht sp\u00fclt der Nachbar viel mehr in die gemeinsame Kasse? Wo sonst Aufgaben \u00fcber den Zaun geworfen werden, werden hier dann Elektrokabel unterm Zaun gekappt: Kein Saft mehr f\u00fcr Euch, ich muss mich konsolidieren, sorry. Dabei passiert dann, dass in einer Abteilung ein Nutzen nicht mehr erzeugt wird, weil die Ressourcen fehlen – w\u00e4hrend in der Nachbarabteilung munter weiter sehr wenig Nutzen erzeugt wird. Das f\u00e4llt ihnen aber in ihrer kleinen Welt gar nicht auf. In ihrer kleinen Welt machen sie halt das N\u00fctzlichste, was ihnen einf\u00e4llt. Es braucht EINE Rangfolge von Priorit\u00e4ten – sowohl f\u00fcr den Einsatz von Ressourcen, als auch f\u00fcr den erzielten Nutzen.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    3. Man braucht eine flexible Organisation, die F\u00e4higkeit zu regelm\u00e4\u00dfiger Repriorisierung und v.a.: datengetriebene Entscheidungen<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Dazu brauche ich nichts mehr zu schreiben. Das wurde schon 1-2 mal woanders thematisiert. Und da sind wir ja alle dran, oder?<\/p>\n\n\n\n

    <\/p>\n\n\n\n

    Habt einen sch\u00f6nen Feierabend!<\/p>\n\n\n\n

    <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Ich h\u00f6re von F\u00fchrungskr\u00e4ften immer wieder: Mein Team ist v\u00f6llig \u00fcberlastet. Dabei ist es zumindest in der Theorie doch so einfach, die Auslastung in den Griff zu kriegen. Darum wird es heute gehen. Vor allem werde ich \u00fcber die Verwendung von Kapazit\u00e4t in etwas gr\u00f6\u00dferen Organisationseinheiten sprechen, aber die Logik gilt auch f\u00fcr kleine Teams … <\/p>\n

    \u201eAuslastung in den Griff kriegen – ganzheitlich\u201c <\/span>weiterlesen<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"jetpack_post_was_ever_published":false,"_jetpack_newsletter_access":"","_jetpack_dont_email_post_to_subs":false,"_jetpack_newsletter_tier_id":0,"_jetpack_memberships_contains_paywalled_content":false,"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":"","jetpack_publicize_message":"","jetpack_publicize_feature_enabled":true,"jetpack_social_post_already_shared":true,"jetpack_social_options":{"image_generator_settings":{"template":"highway","default_image_id":0,"font":"","enabled":false},"version":2}},"categories":[1,254],"tags":[220,259,258,260,255,256,209,257],"class_list":["post-1136","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-uncategorized","category-effizienz","tag-effizienz","tag-einsparungen","tag-funktionsanalyse","tag-ganzheitlich","tag-kosten","tag-nutzen","tag-priorisierung","tag-roi"],"jetpack_publicize_connections":[],"jetpack_featured_media_url":"","jetpack-related-posts":[{"id":1551,"url":"https:\/\/qualitypush.com\/w\/2022\/12\/07\/effizienzarbeit-fuehrungskraefte-machen-sich-das-leben-selbst-oft-schwer\/","url_meta":{"origin":1136,"position":0},"title":"Effizienzarbeit: F\u00fchrungskr\u00e4fte machen sich das Leben selbst oft schwer!","author":"Patrick","date":"7. 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